OGÓLNA POLITYKA PRYWATNOŚCI I OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH (RODO)

Niniejsza Polityka Ochrony Danych Osobowych ma zastosowanie do wszystkich Klientów, Kontrahentów, Partnerów Biznesowych oraz ich przedstawicieli współpracujących z firmą P.P.H.U. „GRAFF” S.C. w ramach sprzedaży hurtowej (B2B), sprzedaży detalicznej, obsługi zamówień stacjonarnych, serwisu, korespondencji handlowej oraz obsługi serwisów internetowych.

§ 1. DANE ADMINISTRATORA DANYCH OSOBOWYCH

Współadministratorami danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO”) są wspólnicy spółki cywilnej:

§ 2. KOGO DOTYCZY NINIEJSZA POLITYKA?

Polityka dotyczy przetwarzania danych osobowych:

• Klientów indywidualnych (konsumentów) dokonujących zakupów stacjonarnie, telefonicznie, mailowo lub drogą elektroniczną;
• Klientów biznesowych (B2B), partnerów handlowych, dostawców oraz podwykonawców (prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą);
• Pracowników, pełnomocników i osób kontaktowych reprezentujących naszych klientów oraz kontrahentów instytucjonalnych;
• Osób kierujących zapytania ofertowe, kontaktujących się w sprawach handlowych, technicznych, gwarancyjnych lub serwisowych;
• Użytkowników serwisów internetowych i portali firmy.

§ 3. CELE, PODSTAWY PRAWNE I ZAKRES PRZETWARZANIA DANYCH

Dane osobowe zbierane i przetwarzane są wyłącznie w celach związanych z bieżącą działalnością gospodarczą firmy:

§ 4. ODBIORCY DANYCH

W toku działalności dane mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom zewnętrznym, działającym na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych lub z mocy prawa:

• Podmiotom logistycznym i transportowym: firmom kurierskim, spedycyjnym i operatorom pocztowym realizującym dostawy towarów do klientów;
• Instytucjom finansowym: bankom i operatorom płatności realizującym rozliczenia transakcji;
• Dostawcom usług zewnętrznych: biurom rachunkowym, audytorom, kancelariom prawnym, firmom doradczym;
• Dostawcom infrastruktury IT: podmiotom zapewniającym hosting, systemy ERP, serwis poczty e-mail, oprogramowanie magazynowo-sprzedażowe;
• Organom administracji publicznej: uprawnionym organom państwowym (urzędy skarbowe, sądy, organy ścigania) wyłącznie na podstawie przepisów prawa.

Dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani organizacji międzynarodowych.

§ 5. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH (RETENCJA)

Czas przechowywania danych uzależniony jest od celu ich przetwarzania:

• Dane transakcyjne, podatkowe i księgowe: przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego – tj. 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Dane z umów i zamówień: przez okres wykonywania umowy, a po jej zakończeniu przez czas niezbędny do przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z Kodeksu Cywilnego (zazwyczaj do 3 lat dla roszczeń gospodarczych lub do 6 lat w pozostałych przypadkach).
• Dane z postępowań reklamacyjnych i gwarancyjnych: przez czas trwania procedury oraz okres przedawnienia roszczeń z tego tytułu.
• Korespondencja handlowa i zapytania: przez czas trwania rozmów oraz okres niezbędny do ewentualnego podjęcia współpracy (maksymalnie do 3 lat od ostatniego kontaktu).
• Dane przetwarzane na podstawie zgody: do chwili wycofania zgody przez osobę, której dane dotyczą.

§ 6. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Każdej osobie fizycznej, której dane przetwarza Administrator, przysługują prawa określone w RODO:

1. Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO): uzyskanie potwierdzenia przetwarzania oraz otrzymanie kopii swoich danych;
2. Prawo do sprostowania (art. 16 RODO): poprawienie nieprawidłowych lub uzupełnienie niekompletnych danych;
3. Prawo do usunięcia danych („bycie zapomnianym”, art. 17 RODO): w przypadkach określonych przepisami prawa;
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO): w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody;
6. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO): wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (np. marketing bezpośredni);
7. Prawo do cofnięcia zgody: w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

§ 7. DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH I ZAUTOMATYZOWANE PRZETWARZANIE

1. Podanie danych osobowych jest w przeważającej mierze dobrowolne, jednak jest warunkiem koniecznym do zawarcia i realizacji umowy, wystawienia dokumentu sprzedaży, rozpatrzenia reklamacji czy udzielenia odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Brak podania danych uniemożliwi wykonanie tych czynności.
2. Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu wywołującemu skutki prawne wobec osób fizycznych.

§ 8. SERWISY INTERNETOWE I PLIKI COOKIES

1. W przypadku korzystania z naszych serwisów i stron www, systemy mogą zbierać standardowe dane techniczne (adres IP, informacje o przeglądarce, czas dostępu) oraz wykorzystywać pliki cookies w celach funkcjonalnych, analitycznych i statystycznych.
2. Szczegółowe ustawienia plików cookies użytkownik może w każdej chwili skonfigurować bezpośrednio w swojej przeglądarce internetowej.

§ 9. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną.
2. Niniejsza Polityka jest na bieżąco weryfikowana i aktualizowana w zależności od zmian prawnych, technicznych oraz rozwoju profilu działalności firmy.